01

Begin met de verplichting die sinds 1 juli 2026 geldt

De Rijksoverheid vermeldt dat iedere gastouder jaarlijks zeven uur aan permanente educatie volgt en jaarlijks minimaal drie uur pedagogische coaching ontvangt van ieder gastouderbureau. Het inwerkingtredingsbesluit plaatst het grootste deel van de nieuwe eisen op 1 juli 2026. Gebruik die datum als juridische grens en leg intern vast vanaf welke aansluit- en uitvoeringsgegevens het bureau de jaarplanning beheert.

Maak van de uren geen samengetelde norm van tien uur zonder onderscheid. Het wijzigingsbesluit beschrijft coaching en permanente ontwikkeling als afzonderlijke onderdelen. Voor planning, uitvoering en controle moet dus zichtbaar blijven welke activiteit coaching is, welke activiteit bijdraagt aan permanente ontwikkeling en wie voor elk onderdeel verantwoordelijk is.

02

Plan coachcapaciteit per bureau-gastouderrelatie

De eis van minimaal drie uur coaching geldt volgens de overheidsuitleg voor ieder gastouderbureau waarbij de gastouder is aangesloten. Een gastouder die bij twee bureaus staat ingeschreven, vraagt daarom bij ieder bureau om een eigen uitvoerbare coachingsroute. Gebruik niet alleen het aantal unieke personen, maar tel de actieve relaties waarvoor dit bureau verantwoordelijk is.

Zet voor iedere relatie een plandatum, coach, vervanger en resterend urenbudget klaar. Reserveer daarnaast ruimte voor verplaatsingen, nieuwe aansluitingen en beëindigingen. Een spreadsheet met alleen een jaartotaal signaleert niet dat één gastouder nog niets heeft ontvangen of dat alle gesprekken in de laatste weken van het jaar samenlopen.

03

Koppel coaching aan de pedagogische praktijk

Pedagogische coaching vraagt een inhoudelijke verbinding met het werk van de gastouder. Leg vooraf een leervraag of observatiepunt vast, organiseer het gesprek of de begeleiding en noteer daarna beknopt welke vervolgstap is afgesproken. Maak duidelijk hoeveel tijd werkelijk als coaching is uitgevoerd; reistijd, algemene administratie en een nieuwsbrief zijn niet vanzelf dezelfde activiteit.

Borg vervanging wanneer de vaste coach uitvalt. De verantwoordelijke manager bewaakt capaciteit en voortgang, maar neemt niet automatisch de coachrol over. Controleer eerst of de vervanger beschikt over de kwalificatie en opdracht die de organisatie voor pedagogische coaching hanteert.

04

Maak permanente ontwikkeling een eigen jaarroute

Voor de jaarlijkse zeven uur permanente ontwikkeling kan de gastouder volgens de Rijksoverheid kiezen uit activiteiten die aansluiten bij het werk en bijdragen aan verantwoorde gastouderopvang. Spreek vooraf af hoe het bureau beoordeelt of een activiteit past, welk bewijs nodig is en hoe gevolgde uren worden geregistreerd.

Voorkom dat dezelfde bijeenkomst zonder inhoudelijke toets zowel als coaching als permanente ontwikkeling wordt geboekt. Wanneer één activiteit verschillende onderdelen bevat, leg dan de feitelijke tijd en het doel per onderdeel vast. Zo blijft de registratie uitlegbaar voor de gastouder, de organisatie en het toezicht.

05

Stuur maandelijks op achterstand en instroom

Gebruik een maandrapport met per gastouder de aansluitdatum, actieve bureaurelatie, geplande en uitgevoerde coachingsuren, gevolgde ontwikkeluren en ontbrekend bewijs. Sorteer op het resterende tekort en de beschikbare tijd in het jaar. Daarmee wordt vroeg zichtbaar waar extra coachcapaciteit, een andere datum of een gerichte herinnering nodig is.

Behandel instroom, overstap en beëindiging als aparte controles. Stel vast vanaf welke datum de relatie actief is, welke activiteiten aantoonbaar zijn uitgevoerd en welke verantwoordelijkheid bij dit bureau blijft. Kopieer geen registraties van een ander bureau zonder herkomst en doel te controleren.

06

Bewaar alleen controleerbare en noodzakelijke gegevens

Een bruikbaar uitvoeringsdossier bevat de betrokken gastouder, datum, duur, soort activiteit, begeleider of aanbieder en een korte inhoudelijke koppeling aan het werk. Een presentielijst zonder activiteit of een agenda-uitnodiging zonder uitvoering bewijst onvoldoende wat werkelijk is gebeurd.

Beperk toegang tot wat iedere rol nodig heeft. De coach heeft inhoudelijke informatie nodig voor begeleiding; planning en management hebben vooral voortgang en capaciteit nodig. Leg geen kinddossierinformatie of uitgebreide persoonlijke observaties vast in het urenoverzicht wanneer die voor het doel niet noodzakelijk zijn.

Toepassen

Werkgeverscheck

Gebruik deze controlelijst als startpunt. De concrete situatie, cao-tekst en actuele wetgeving blijven bepalend.

  1. Staan coaching en permanente ontwikkeling als twee afzonderlijke jaarregels geregistreerd?
  2. Is voor iedere actieve bureau-gastouderrelatie minimaal drie uur coaching gepland?
  3. Zijn coach, vervanger, data en herstelruimte in de capaciteit opgenomen?
  4. Sluiten ontwikkelactiviteiten aantoonbaar aan op verantwoorde gastouderopvang?
  5. Worden instroom, overstap en beëindiging als eigen controles behandeld?
  6. Toont het dossier uitvoering, duur, doel en verantwoordelijke zonder onnodige persoonsgegevens?

Bronverantwoording

Primaire en sectorale bronnen

Geraadpleegd op 28 september 2026. We volgen wijzigingen en actualiseren de publicatie wanneer de norm of bron verandert.